Därför tappar öppna kontorslandskap din hjärna på energi

Öppna kontorslandskap är normen – men vad gör det med våra hjärnor?

Samtidigt som många företag dragit ner på kontorsutrymmen efter pandemin och i stor skala bytt till öppna kontorslösningar, hopar sig forskningen: Vår hjärna jobbar påtagligt hårdare i öppen kontorsmiljö än på en avskärmad arbetsplats – även när vi är övertygade om att vi koncentrerar oss utmärkt.

Det stora, öppna kontorslandskapet med flexplatser har i åratal fungerat som själva symbolen för samarbete, transparens och modern företagskultur. Färre kvadratmeter, bättre synlighet och möjlighet att snabbt samlas: det lät både effektivt och trevligt.

Men det finns en baksida. Nu när hybridarbete blivit vardag är kontoren ofta lugnare än tidigare – förutom de hektiska dagarna. Då fylls de öppna kontorslandskapens igen, och bullernivån skjuter i höjden. Samtal, telefonsamtal, skrapande stolar och kaffemaskiner: stimuli staplas på varandra.

I ett öppet kontorslandskap måste hjärnan konstant undertrycka oönskade stimuli – och det kräver långt mer energi än vi föreställer oss.

Ny hjärnforskning visar att samma uppgift, utförd på ett öppet kontor, skapar ett helt annat mönster av hjärnaktivitet än i en liten, avslutad arbetsbås. Och skillnaden är allt annat än harmlös.

Experimentet: 26 personer, två arbetsplatser och en trådlös EEG

I en nyligen genomförd studie från ett spanskt universitet fick 26 vuxna en trådlös EEG-headset påsatt. Den mäter den elektriska aktiviteten i hjärnan via sensorer placerade på huvudsvålen.

Deltagarna utförde typiska kontorsuppgifter, däribland:

• Övervakning av notifikationer
• Läsning och besvarande av e-post
• Inlärning av ordlistor och efterföljande återkallelse

Varje deltagare utförde dessa uppgifter på två platser:

• I ett öppet kontorslandskap med kollegor i närheten
• I en liten, stängd arbetsbås med glas på ena sidan

Forskarna fokuserade särskilt på de främre hjärnregionerna, som spelar en central roll för fokus, uppmärksamhet och bortsortering av distraktioner. De analyserade olika typer av hjärnvågor, som är kopplade till specifika mentala tillstånd.

Vad betyder hjärnvågorna egentligen?

Genom att jämföra dessa mönster mellan de två miljöerna kunde forskarna se att hjärnan reagerar fundamentalt annorlunda i ett öppet kontorslandskap än i ett avskärmat rum.

I ett stängt rum kopplar hjärnan av under arbetet

I arbetsbåsen skedde något anmärkningsvärt. Medan deltagarna fortsatte att utföra samma uppgifter, sjönk aktiviteten i de frontala hjärnregionerna gradvis under sessionen.

Betavågorna – förknippade med aktiv mental ansträngning – minskade. Detsamma gjorde alfavågorna, som hänger samman med avslappnad, passiv uppmärksamhet. Tillsammans tyder det på att hjärnan hanterade uppgifterna alltmer effektivt. Samma arbete krävde helt enkelt mindre mental energi med tiden.

I en lugn, halvavskärmad miljö glider hjärnan in i en arbetsrytm där uppgifterna löses smidigare och med mindre ansträngning.

Med få ljud och stimuli i periferin behöver hjärnan inte aktivt filtrera bort så mycket. Uppmärksamheten kan nästan uteslutande riktas mot uppgiften, utan konstant övervakning av omgivningen.

På det öppna kontoret kör hjärnan på högvarv

I det öppna kontorslandskapet vände bilden. Medan deltagarna utförde exakt samma uppgifter, steg gamma- och thetavågorna markant.

• Gamma: Mer komplex bearbetning – som om hjärnan konstant kör på fullt varv
• Theta: Involverad i både arbetsminne och mental trötthet

Två andra indikatorer steg också betydligt: nivån av vaksamhet och graden av mental insats. Hjärnan förblev alltså i ett slags förhöjt beredskapstillstånd, som om det när som helst kunde hända något som krävde uppmärksamhet.

Även när man säger ”jag låter bara samtalen runt mig glida förbi”, är hjärnan fortfarande aktivt sysselsatt med att undertrycka alla ljud och rörelser. Att bromsa och ignorera är en aktiv process – inte ett passivt tillstånd.

Vi känner oss kanske stolta över att ”utan problem kunna arbeta” mitt i kontorsoväsendet, men neurologiskt är priset tydligt: mer ansträngning, mer trötthet och oftare utmattning vid dagens slut.

Forskarna observerade också stora skillnader mellan deltagarna. Hos vissa steg hjärnaktiviteten extremt i det öppna rummet, hos andra mycket mindre. Det tyder på att inte alla är lika känsliga för distraktioner. Introverta eller sensoriskt känsliga medarbetare kan få slut på energi långt snabbare än kollegor som bättre tål bullret.

Mer stress, sämre humör och lägre tillfredsställelse

Studien med EEG-headsetet står inte ensam. Under de senaste tio åren har det publicerats en avsevärd mängd forskning om öppna kontors påverkan på medarbetarna.

Under 2021 visade en kontrollerad studie med 43 deltagare att öppna kontorslandskap inte bara framkallar irritation, utan också mätbara stressreaktioner i kroppen. Med hjälp av pulsövervakning, hudkonduktans och AI-analys av ansiktsuttryck observerade forskarna:

• En ökning i negativt humör på cirka 25 procent
• En ökning i fysiologisk stress på cirka 34 procent

Annan forskning visar att bakgrundssnack och ihållande buller försämrar utförandet av kognitivt krävande arbete märkbart. Folk gör fler fel, använder längre tid eller förlorar mental energi snabbare.

En stor analys från 2013 med mer än 42 000 kontorsmedarbetare från bland andra USA, Finland, Kanada och Australien visade tydligt: Medarbetare i öppna kontorslandskap är markant mindre nöjda med sin arbetsmiljö än kollegor med eget kontor. Buller och brist på avskildhet återkommer som de största frustrationerna.

Det öppna kontoret som ’mental ergonomi’: hur kan det göras bättre?

Att en dålig kontorsstol kan ge rygg- och nackproblem är numera allmän kunskap i de flesta företag. Dålig mental ergonomi – en miljö som onödigt belastar hjärnan – får långt mindre uppmärksamhet, trots att konsekvenserna för prestation och välbefinnande kan vara betydande.

I modernt kunskapsarbete handlar nästan allt om långvarig koncentration utan avbrott. Handläggning, analys, design, programmering, politikutformning: allt detta arbete kräver djupt fokus. Ändå är många kontor primärt designade för maximal beläggning och flexibilitet – inte för ostörd uppmärksamhet.

Ett bra kontor är inte ett ”one size fits all”-golv, utan ett landskap av olika zoner som matchar olika typer av arbete och olika typer av människor.

Så här kan organisationer bättre skydda hjärnans resurser

Allt fler företag experimenterar med anpassade kontorskoncept. Ett välkänt exempel är LinkedIns huvudkontor i San Francisco, där hälften av de traditionella öppna arbetsplatserna tagits bort, och över 70 typer av rum skapats – däribland tystzoner för koncentrerat arbete.

Konkreta åtgärder organisationer kan vidta:

• Skapa tysta arbetsplatser: Avskärmade båsar eller rum med förbud mot tal och telefonsamtal.
• Använd akustiska lösningar: Ljudabsorberande tak, väggpaneler, mattor, gardiner och specialdesignade akustiska möbler.
• Placera målriktade skiljeväggar: Inte som en komplett box-struktur, men strategiskt placerade för att bryta siktlinjer och buller.
• Använd teknik för ljudmaskering: Till exempel en mjuk, neutral ljudbakgrund som döljer störande samtal.
• Upprätta beteendeavtal: Exempelvis: telefonsamtal i särskilda rum, korta möten i avgränsat hörn, respekt för dem med hörlurar på.
• Ge verklig valfrihet: Låt medarbetarna växla mellan zoner beroende på uppgift och personlig preferens.

Visst kostar sådana anpassningar pengar. Men åtskilliga undersökningar pekar på betydande dolda kostnader vid dåligt designade kontor: lägre produktivitet, fler fel, högre sjukfrånvaro, ökad personalomsättning och fler utbrändhetssymtom.

Vad kan du själv göra som medarbetare?

Inte alla har möjlighet att få ominrett sitt kontor, men det finns strategier för att avlasta hjärnan lite i en öppen miljö:

• Placera dina mest krävande uppgifter på tidpunkter när kontoret är lugnast.
• Använd bra noise cancelling-hörlurar eller mjuka öronproppar.
• Kom överens med kollegor vilka platser som är ”samtalsvänliga” och vilka som hålls tysta.
• Be om åtminstone ett par stängda arbetsplatser per team för perioder med maximal koncentration.
• Ta korta mikropauser bort från larmet för att ge hjärnan möjlighet att återställa sig.

Många människor upptäcker först hur trötta de blir av ett öppet kontor när de arbetar några dagar i en lugnare miljö. Kontrasten avslöjar hur mycket osynlig energi som normalt går åt till filtrering, ignorering och kompensering.

Varför vissa människor lider mer av öppna kontor än andra

Den stora variationen i hjärnaktivitet från den spanska studien stämmer väl överens med vardagserfarenheterna på kontoret. En kollega verkar blomstra i buller och verksamhet, medan en annan kör helt fast efter bara några timmar.

Personer med ett känsligt nervsystem, uppmärksamhetsproblem, migrän eller benägenhet för överbelastning har typiskt långt svårare med öppna kontor. Även ålder, sömnkvalitet och privatlivets belastningar spelar roll: Den som redan är trött från början, bränner ut snabbare i en stimulirik miljö.

För organisationer kan det löna sig att ta hänsyn till detta. Inte alla behöver ett eget kontor, men att ge medarbetarna valet mellan lugnt och livligt, avskärmat och öppet, kan göra enorm skillnad för prestation, engagemang och hälsa.

I slutändan handlar det om en enkel fråga: Vill vi att vår hjärna dagligen kör som ett spamfilter på full kapacitet – eller ger vi den det lugn och struktur som krävs för att leverera riktigt god kognitiv insats? Utformningen av vårt kontor ger ofta redan svaret, utan att vi är medvetna om det.